Bem-vindo de volta à nossa série sobre o mundo do briefing e sua importância para uma comunicação eficaz. 

Se você perdeu o nosso primeiro capítulo, onde exploramos a analogia entre o briefing e o pedido no tradicional bistrô francês Le Zinc du Marché, convidamos você a fazer uma visita ao nosso “restaurante” e apreciar a experiência. Clique aqui para ler o primeiro texto.

Agora, prepare-se para a próxima etapa desta jornada.

Da mesma forma que um bom profissional chega mais cedo para conhecer o cardápio e estar pronto para atender os clientes com excelência, há um processo de preparação antes de construir o briefing com o cliente.

Daniel Dutra, Capitão da Marino.

Neste segundo capítulo, vamos aprofundar ainda mais nossa analogia gastronômica, explorando o que acontece nos bastidores, antes mesmo do garçom entregar o cardápio ao cliente. Vamos descobrir como essa preparação, por parte da agência de comunicação e marketing, é essencial para construir briefings eficazes e garantir que a comunicação seja um banquete para os sentidos.

Então, pegue seu guardanapo virtual e mergulhe conosco nos detalhes desse processo de preparação antes do briefing, que é tão essencial quanto a refeição que será servida no final.

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Conheça o Seu Cardápio: Conheça os Serviços da Agência

Imagine entrar em um restaurante e ser atendido por um garçom que não conhece o cardápio. Ele fica confuso, hesita ao responder às suas perguntas e não consegue recomendar pratos. Certamente, essa experiência deixaria muito a desejar. 

Agora, traga essa situação para o mundo da comunicação, e você terá um cenário semelhante quando um profissional não conhece os serviços da própria agência.

Um restaurante tem seu cardápio com uma variedade de pratos. Uma agência de comunicação possui e oferece uma gama de serviços, cada um com suas características únicas. E conhecer profundamente este cardápio é crucial em qualquer projeto, veja porquê: 

Entenda os serviços oferecidos: Cada agência tem seu “cardápio” de serviços que vão desde design gráfico e branding até estratégias de marketing digital e publicidade. É essencial que você conheça esses serviços em detalhes, saiba o que cada um envolve e quais são suas, etapas, instrumentos metodológicos e capacidades. Isso permitirá que você oriente o cliente na escolha dos serviços mais adequados às suas necessidades.

Avalie o tempo de preparo: Assim como pratos em um restaurante têm tempos de preparo diferentes, os serviços da agência também têm prazos variados. Alguns projetos podem ser concluídos mais rapidamente, enquanto outros exigem um tempo maior para serem desenvolvidos. Saber quanto tempo levará para entregar um projeto é crucial para definir expectativas realistas com o cliente.

Identifique complexidades: Não é segredo que alguns pratos de um restaurante são mais complexos de preparar do que outros. Da mesma forma, alguns projetos de comunicação podem ser mais desafiadores de executar. Identificar essas complexidades desde o início ajuda a evitar surpresas desagradáveis e a garantir que a equipe esteja preparada para enfrentar os desafios.

Saiba o que não é servido: Da mesma forma que um restaurante não serve pratos que não estão em seu cardápio, uma agência de comunicação tem suas limitações. É fundamental que você conheça os limites dos serviços da agência e saiba o que não está disponível. Isso permite que você seja transparente com o cliente desde o início e evita promessas vazias.

Comunique com confiança: Quando um garçom apresenta o cardápio com confiança, ele inspira confiança no cliente. Da mesma forma, quando você constrói o briefing com conhecimento e confiança nos serviços da agência, o cliente se sentirá mais seguro em seguir suas recomendações. Mostre que você domina o cardápio da agência e está pronto para guiá-los na escolha dos serviços que atenderão às suas necessidades.

Portanto, antes de entrar na etapa do briefing, faça o seu dever de casa. Esses ingredientes são essenciais para construir um briefing sólido que leve a uma comunicação eficaz e satisfaça o apetite do cliente por resultados.

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O Menu de Entradas, Pratos Principais e Sobremesas: Priorização na Comunicação

Assim como um restaurante cuidadosamente planeja a ordem dos pratos para proporcionar a melhor experiência aos clientes, a comunicação também exige uma abordagem estruturada e organizada. 

Imagine que você está planejando uma refeição especial. Geralmente, o serviço inicia com uma entrada que prepara o paladar para os sabores que virão em seguida. O prato principal é o destaque da refeição, enquanto a sobremesa é o toque final. Na comunicação, essa mesma lógica de sequência se aplica.

Começamos com as entradas da comunicação, que podem incluir pesquisa de mercado, análise de concorrentes e definição do público-alvo. Esses elementos preparam o terreno para o restante da estratégia, da mesma forma que uma entrada abre o apetite para a refeição principal.

Os pratos principais da comunicação são os componentes centrais da estratégia. Isso pode envolver a criação de conteúdo, direção criativa e visual, o desenvolvimento de pontos de contato, campanhas publicitárias ou a implementação de estratégias de marketing digital. São os elementos que devem receber atenção especial, assim como o prato principal é o foco da refeição.

Por fim, as sobremesas da comunicação são os toques finais que complementam a estratégia. Isso pode incluir ações especiais, eventos de lançamento, promoções ou outras iniciativas como relatórios de desempenho, assim como uma sobremesa completa a experiência gastronômica.

Mais uma vez, é fundamental conhecer profundamente os ingredientes que compõem cada aspecto da comunicação e estar ciente das particularidades de cada um. Assim como um chef domina os ingredientes que utiliza, um profissional de comunicação deve estar familiarizado com todos os componentes da estratégia.

Ou seja, priorizar elementos na comunicação é mais do que essencial para criar uma estratégia bem-sucedida. Assim como um restaurante organiza seu menu, a ordem e a importância dos componentes da comunicação afetam a experiência do cliente e o sucesso da estratégia.

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Conheça Seu Público: Quem Está Sentado à Sua Mesa

Um bom garçom reconhece a importância de compreender os clientes que se sentam à mesa. Dessa mesma forma, um profissional de comunicação deve ter um profundo entendimento de quem está do outro lado da mesa na reunião de briefing.

Imagine entrar em um restaurante e ser atendido por um garçom que imediatamente percebe o que você procura. Ele identifica se você está buscando uma noite romântica, uma reunião de negócios ou um encontro entre amigos. Essa compreensão prévia do cliente permite ao garçom adaptar o serviço para atender às expectativas e necessidades específicas, tornando a experiência mais agradável e eficaz.

Ao criar um briefing eficaz, é essencial entender profundamente quem está sentado à mesa de reunião. Isso vai além das informações demográficas e envolve compreender os interesses, necessidades, e hábitos do público-alvo.

Daniel Dutra, Capitão da Marino.

Mais importante: é fundamental compreender o perfil dos interlocutores do projeto na reunião de briefing, seja ele um tomador de decisão, um analista ou alguém com uma outra função específica na organização. Cada um deles tem expectativas diferentes em relação à comunicação. Conhecer o papel do cliente permite adaptar a mensagem e a abordagem de acordo com sua função na empresa.

Portanto, antes de criar o briefing, dedique tempo para conhecer quem estará sentado à sua mesa e adapte sua estratégia de comunicação para atender às suas preferências e necessidades. Essa compreensão profunda faz toda a diferença para uma comunicação eficaz e personalizada.

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Conheça a Cozinha: Relacionamento com a Equipe de Execução

No mundo da comunicação, assim como em um restaurante, é fundamental conhecer a equipe que transforma ideias em realidade. Essa equipe, responsável pela execução dos projetos, desempenha um papel crucial no sucesso da comunicação. Estabelecer um relacionamento sólido com eles é como o garçom experiente que conhece os chefs e cozinheiros.

Imagine um restaurante onde o garçom tem um relacionamento próximo com a equipe da cozinha. Quando um cliente faminto chega e deseja que seu pedido seja acelerado, há confiança e entendimento entre as partes. O garçom pode transmitir claramente os detalhes do pedido, mesmo que sua caligrafia seja um desafio, e a equipe da cozinha compreende e se esforça para atender às expectativas do cliente.

Em uma agência de marcas, é crucial estabelecer um bom relacionamento entre a equipe de atendimento e a equipe responsável pela execução dos projetos. Isso vai além de saber quem são eles; envolve compreender profundamente como o processo de execução funciona. Isso inclui prazos, recursos disponíveis e quaisquer desafios técnicos que possam surgir.

Daniel Dutra, Capitão da Marino

Quanto mais profundo for o entendimento desse processo, melhor será a capacidade de explicá-lo aos clientes. A comunicação com clareza é essencial, assim como transmitir informações complexas da mesa para a cozinha de forma que sejam compreendidas de maneira precisa e sem ambiguidades.

Reconhecer as limitações e desafios enfrentados pela equipe de execução também é fundamental. Como em uma cozinha, onde há limitações de tempo e recursos, a equipe de execução de projetos também enfrenta desafios. É importante reconhecer essas limitações e trabalhar em conjunto para encontrar soluções viáveis.

Tudo isso só é possível através da comunicação.

À medida que concluímos esta segunda parte da série de artigos sobre Briefing, convidamos você a continuar acompanhando-nos na terceira e última parte. Neste próximo capítulo, exploraremos a arte de fazer as perguntas certas na hora de contratar os serviços de uma agência e como isso influencia a qualidade do briefing e do projeto.

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Créditos

Ideia original e revisão final: Daniel Dutra | Redação: Julio Cesar Souto